FLTA Indonesia - Passport, Medical Form, Terms of Appointment, and IIE

Hi! Welcome back to Mind BoX! First, I’d like to thank each of you for your kind words and endless support. Thank you for reaching out to me on Instagram. It truly means a lot to me. I’m so happy that my writing has helped more people interested in the FLTA fellowship program by Fulbright. You guys have given me a needed push amidst my hectic schedule to share more stories in the form of writing. Once again, thank you so much for the appreciation! Stay tuned for more stories of my adventure as an FLTA at Indiana University, Bloomington - USA. 

Jika kalian sudah sampai di blog entry ini aku berasumsi kalian sudah membaca tulisan-tulisanku sebelumnya. Terakhir aku membagikan pengalamanku melatih kemampuan berbicara dalam Bahasa Inggris melalui platform FLOW Speak, memilih universitas tempat mengajar Bahasa Indonesia melalui Matching Process, sampai pada akhirnya aku terpilih menjadi pengajar BIPA di Indiana University, Bloomington. Kali ini aku akan membagikan proses selanjutnya yang lumayan menyita waktu, tenaga, dan keuangan. Seperti biasa aku mengingatkan kalian bahwa semua yang aku tulis adalah murni berdasarkan pengalamanku pribadi. Jadi ini bukan keterangan resmi baik dari AMINEF maupun Fulbright. 

1. Passport 

Salah satu syarat penting untuk pengurusan VISA J-1 Amerika Serikat adalah pastinya punya paspor. Jadi bagi kalian yang sudah mendapatkan nominasi Principal Candidate dan Alternate Candidate tetapi belum punya paspor atau masa berlaku paspor sudah mau habis, akan lebih baik jika kalian sudah jauh-jauh hari mengurus pembuatan paspor. Kenapa? Karena biasanya antrean pembuatan paspor itu lama apalagi bagi kalian yang tinggal di Jabodetabek dan kota besar lainnya. Untuk pembuatan paspor kalian bisa cek di aplikasi M-Paspor di Play Store atau App Store. Silakan ikuti tiap langkah pembuatan paspor sesuai dengan ketentuan dari Kantor Imigrasi.

2. Medical Form

Selain paspor kalian juga wajib melengkapi medical form yang berisikan data kesehatan fisik dan kelengkapan dokumen vaksinasi. Jadi tak lama setelah mendapat email placement, aku mendapat email lagi dari AMINEF dengan lampiran medical form yang harus aku lengkapi. Ada batas waktunya juga lho untuk melengkapi dokumen ini. Waktu itu aku menerima email tanggal 17 Mei 2024 dan harus mengirim scanned file medical form terakhir tanggal 29 Mei 2024. Mepet gak tuh? Wkwk~ 

Medical Form yang harus dilengkapi ada 11 halaman. Ada halaman yang harus aku lengkapi sendiri dan ada juga halaman yang wajib diisi oleh dokter. Aku harus bertanggung jawab dalam pengisian med-form ini alias gak boleh bohong. Karena jika ditemukan data yang tidak benar maka itu akan mempengaruhi proses pengajuan VISA. Worst case, the grant would be terminated. Medical check up bisa dilakukan di RS Swasta maupun Umum. Bisa juga di klinik kesehatan. Hindari praktek dokter umum ya karena biasanya fasilitas dan jenis vaksin yang tersedia belum selengkap RS atau klinik. Kalian bisa research sendiri RS dan klinik mana di daerah kalian yang bisa melayani kebutuhan medical check up, TB test, dan vaksinasi. Jangan lupa untuk mengecek ketersediaan vaksin di RS atau klinik tujuan kalian supaya ketika dosisnya tidak ada kalian sudah memiliki opsi lain. 

Aku sendiri karena tinggal di Bali memilih SOS Medika Bali Clinic yang berlokasi di Sanur untuk proses medical check up, TB test, dan hampir semua vaksinasi serta Bali International Medical Center (BIMC) di jalan bypass Kuta untuk vaksinasi Polio karena di SOS Medika Clinic saat itu kehabisan dosis vaksin Polio. Kenapa memilih lokasi di atas? Karena ada alumni FLTA yang merekomendasikan klinik tersebut jadi aku merasa lebih mantep aja. Suprise surprise, ternyata SOS Medika Clinic sudah amat familiar dengan Medical Form dari Fulbright karena pas aku disana mereka nunjukin Med-Form dari Fulbright yang mirip banget dengan yang aku terima. Ternyata ada beberapa mahasiswa beasiswa Master Fulbright yang juga medical check-up disana.

SOS Medika Clinic di lokasi lama Jl bypass Kuta

Dalam medform ini juga diminta bukti yang berupa surat keterangan dalam Bahasa Inggris jadi pastikan RS dan klinik tersebut bisa membuatkan kalian surat keterangan sudah vaksin dan hasil tes TB dalam Bahasa Inggris. Kartu Vaksin juga jangan lupa. Kartu vaksin berisikan informasi vaksin apa aja yang sudah pernah kita ambil. Biasanya dari pihak RS dan klinik akan menawarkan kartu ini. Kalau sudah punya boleh dibawa kok jadi tidak perlu bikin baru. Perlu diingat bahwa seluruh biaya medical check up, TB test, dan vaksinasi harus kita keluarkan pribadi. Jadi saranku, banyak-banyak nabung ya setelah kalian menerima email nominasi kalian. 

Contoh surat keterangan vaksin dalam Bahasa Inggris

Okay, mari kita bedah apa yang harus dilengkapi.

1. TB Skin Test (Mantoux or IGRA Test) 

2. Polio Vaccinations - 3 doses

3. DPT (diphtheria, pertussis, tetanus)  Vaccinations - 3 doses

4. MMR (measles, mumps, rubella) Vaccinations - 2 doses

5. Covid-19 Vaccinations - 2 doses

Hayoo? Ngeri gak tuh baca segitu banyak vaksin dan tes TB yang harus aku lakukan? Sebelum menjalani semua itu memang overthinking terus sih. Kayak, nanti reaksi tubuhku gimana? Kalau terjadi komplikasi bisa sekarat gak ya? Wajar kok memiliki ketakutan kayak gitu. Ya namanya aja baru pertama kali harus ambil beberapa vaksin di waktu yang berbarengan. Tapi tenang aja kok. Bapak Ibu dokter tahu yang terbaik bagi pasiennya. Makanya kita harus jujur mengkomunikasikan kondisi kesehatan kita sebelum mendapat injeksi vaksin untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. 

TB test is a big deal! Dokter wajib memberikan lembar hasil tes TB kita yang menyatakan indurasi TB test dalam milimeter. Jika ditemukan indurasi lebih dari 10 mm maka kita harus menyertakan hasil X-Ray. Jika hasilnya negatif atau 0 mm, tinggal dicentang aja kalau negatif. Ada dua pilihan tes untuk TB test, Mantoux dan IGRA. Dari segi harga Mantoux jauh lebih murah. Namun proses tesnya harus dua kali ketemu dokter. Detail soal Mantoux aku tidak tau gimana karena aku ambil tes IGRA (The interferon gamma release assay). Tes IGRA harganya lumayan menguras budget tetapi aku cuma butuh sekali menjalani tes ini. Jadi waktu itu aku cuma diambil darah aja beberapa mili lalu nanti dokternya yang mengurus sisanya. Hasilnya akan keluar dalam beberapa hari. Aku sendiri ambil tes IGRA dengan alasan jarak dari rumahku ke klinik yang jauh banget jadi biar gak bolak-balik. Kisaran harga untuk IGRA test bisa sampai 1 juta lebih. Untuk Mantoux sendiri bisa 300 hingga 500 ribuan. Jika budget kalian terbatas alangkah baiknya jika kalian bandingkan harga dari beberapa klinik sebelum memilih mau tes TB apa dan dimana. 

Ada beberapa vaksin yang memiliki 3 dosis yaitu Polio dan DPT. Tapi tenang aja karena sebagian besar dari kita sudah mendapatkan 2 dosis dari masing-masing vaksin di atas saat kita masih balita jadi kita cuma butuh satu dosis tambahan berupa booster untuk Polio dan 1 dosis lagi untuk DPT. Untuk vaksin Covid-19 juga pastinya banyak yang sudah mendapatkan 2 dosis dari vaksinasi yang diselenggarakan pemerintah jadi kita tinggal cetak pdf surat vaksin WHO yang ada di aplikasi Peduli Lindungi yang saat ini bernama Satu Sehat atau sertakan aja scanned file kartu vaksinnya. Untuk MMR karena aku belum pernah dapat vaksin ini sebelumnya jadi aku harus ambil 2 dosis vaksin dalam jarak waktu 1 bulan. Dosis pertama aku dapatkan di tanggal 22 Mei 2024 lalu dosis kedua di tanggal 21 Juni 2024. Selain Polio, DPT, dan MMR ada 2 vaksin lain yang aku ambil. 2 vaksin ini yaitu Meningitis dan Vericella (Cacar Air). Sebenarnya 2 vaksin tersebut tidak tertera di medical form dari Fulbright jadi tidak wajib diambil. Aku memilih untuk mendapatkan 2 vaksin tambahan di atas karena ada ketentuan dari Indiana University Bloomington di website mereka mengenai International Students. Jadi ya buat jaga-jaga aja sih. Sebenarnya mau vaksinasi setelah sampai di IU pun tak masalah karena sudah ada klinik kampus yang menangani hal ini. Harga tiap vaksin beda-beda tergantung RS dan klinik kesehatan. Sekali lagi aku ingatkan, selalu riset dulu mengenai ketersediaan vaksin dan harga di tiap klinik supaya kalian bisa memilih mana yang sesuai dengan budget dan kebutuhan kalian. 

Jadi berapa biaya yang telah aku keluarkan untuk kelengkapan medical form-ku? Aku gak enak mau spill detailnya guys hahaha. Tapi kasarnya aku sudah menghabiskan sekitar 7 hingga 8 juta rupiah. Karena aku tinggal di Jembrana, Bali dan harus hijrah ke Denpasar dan Badung untuk keperluan ini jadi ada banyak biaya tambahan berupa transportasi dan akomodasi yang harus aku keluarkan. Kayaknya kalau semua dihitung bisa sampai 9 juta deh. Aku gak mau terlalu detail menghitungnya karena bikin pening juga. Yang penting selesai, itu aja yang ada di benakku. Untungnya aku sudah menyiapkan dana untuk ini dari bulan-bulan penantian yang amat panjang itu. Jadi Alhamdulillah cukup. 

3. Terms of Appointment (ToA)

“The Terms of Appointment and Special Instructions documents describe the benefits and conditions of your Fulbright grant, and outlines information about your host institution, financial information, medical and immunization requirements, housing, coursework, teaching assistant duties, and U.S. points of contact” (AMINEF, 2024)

Apa itu ToA? Bisa kalian baca sendiri di atas bahwa singkatnya Terms of Appointment adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai institusi dimana FLTA ditempatkan, offers dari IIE dan kampus, stipend yang diterima perbulan, terms and conditions, kontak di US, dan lain lain. Jadi ini tuh kayak kontrak kerja gitu yang harus kita pahami dengan baik dan ditandatangani. Isi dari ToA setiap FLTA itu berbeda tergantung universitas dan negara bagian. Jadi ToA yang aku dapet dengan ToA punya temenku yang ditugaskan di Harvard University bisa amat berbeda. Saranku adalah tidak usah membandingkan isi dari ToA kalian dan punya temen kalian. Kenapa? Untuk menghindari perasaan kayak kok punya dia lebih gede ya benefitnya? Kok punyaku sedikit ya? Ya itu semua karena biaya housing dan hidup di tiap state berbeda. Penawaran dari kampus juga gak sama. Jadi memang akan selalu ada perbedaan. Boleh aja kalau pengen tahu benefits yang didapat FLTA yang lain tapi cukup tau aja tanpa membanding-bandingkan. Jika kalian memiliki pertanyaan soal isi dari ToA bisa menghubungi PIC dari AMINEF atau supervisor dari IIE. Perlu diingat bahwa kalian boleh menerima maupun menolak ToA tersebut. Namun, segala tanggung jawab dan konsekuensi harus diterima ya.

4. IIE (Institute of Internationa Education)

Selain mendapatkan email dari AMINEF, setelah penempatan aku juga menerima email dari IIE, Institute of International Education. IIE ini apa? Well, singkatnya mereka adalah lembaga yang sudah bekerja sama dengan Fulbright untuk mengurus proses administrasi mahasiswa internasional ke US dan selama berada disana, keuangan, asuransi kesehatan, dan kebutuhan lainnya. IIE akan mengirimkan aktivasi portal IIE melalui email ke tiap FLTA. Nah lewat portal inilahlah kita melaporkan beberapa dokumen seperti itinerary, flight, dan lain lain. Akan ada instruksi lainnya mengenai pengurusan Social Security Number (SSN) juga yang akan diinformasikan lewat email. SSN ini penting banget diurus saat kita tiba di US karena berkaitan dengan keuangan. Tapi ingat, tunggu instruksi dari IIE dulu. Jika kalian mendapat email dari IIE, email tersebut harus benar-benar dipahami. Kalau misalnya belum paham, kita bisa mengontak supervisor IIE untuk tanya-tanya. Intinya apapun email yang kalian terima dari IIE, wajib kalian pahami dan ikuti supaya selama berada di Amerika Serikat tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

Bagaimana? Ada bayangan gak mengenai tahap ini? Sewaktu aku menjalaninya sebenarnya aku lumayan kaget karena ternyata ada banyak sekali yang harus aku urus. Aku sendiri juga tidak familiar dengan semua proses ini. Jadi pernah overwhelmed dan mau nangis juga saking bingungnya. Alhamdulillah aku bersyukur ada teman-teman sesama FLTA angkatan 2024-2025 dari Indonesia yang saling berbagi informasi dan semangat di grup Whatsapp. Aku bersyukur sekali dipertemukan dengan mereka semua jadi rasanya tidak terbebani lagi. Aku juga terbantu banget dengan informasi yang aku terima dari beberapa alumni program FLTA yang sudah amat sabar menjawab tiap pertanyaan dariku. Jadi bagi kalian yang membutuhkan informasi, silakan aja dm dan hubungi alumni FLTA karena aku yakin mereka dengan tangan terbuka akan membantu. Tak lupa PIC-ku dari AMINEF sangat gercep membalas pesanku dan memberi tahu aku jika ada yang aku lewatkan. Terima kasih banyak Kak Sandra~ You’ve been so helpful for me!

Alasan ingin membantu ini pula yang buatku semangat berbagi lewat tulisan. Karena jujur aja aku amat terbantu dengan postingan di blog-blog para Fulbrighters. Sayangnya tidak banyak FLTA yang share pengalaman mereka di blog jadi ya sempet kesulitan juga cari-cari informasinya. Aku berharap tulisan yang aku bagikan berguna bagi kalian yang penasaran mengenai FLTA atau membutuhkan informasi mengenai program fellowship dari Fulbright ini. Feel free to reach out to me on Instagram if you have more questions! Stay tuned on my blog coz the journey has just begun! Have a great day! See you on my next post!