FLTA Indonesia - Host Institution and US Visa Application

Hello! I’m back! There are only a few days left before I go to the US. I have mixed feelings about this. On one side I’m looking forward to having new adventures, meeting new people, and everything. However, I feel sad leaving my parents, family, and cute cats for the next 10 months. Is this what every international student feels when they have to leave? I’m sure it is. Like who wouldn’t? 

Okay! Enough with the small talk. The real purpose of this blog post is to share my next FLTA journey after going through those confusing and exhausting medical checkups and vaccinations. Again, everything written here is based on my experiences. My blog is not affiliated with Fulbright or AMINEF so this is not official information or remarks from them. Over the next paragraphs, everything is in Bahasa Indonesia since I want each piece of information I share to be as graspable as possible for fellow Indonesians interested in applying for the FLTA program or in the process of FLTA selection. Without further ado, let’s get started!

1. Host Institution: A Warm Welcome from IU

Jadi, setelah mengirimkan scanned file medical form yang sudah aku lengkapi via email ke PIC AMINEF lalu menyetujui ToA yang aku terima dari IIE, tak lama aku mendapatkan email pertamaku dari Indiana University Bloomington. Oh iya, aku tidak menyarankan para calon FLTA yang akan datang untuk mengontak Host Institution duluan. Jadi jika kalian sudah mendapatkan ToA, jangan pernah mengirim email atau menghubungi supervisor di Host Institution duluan. Kenapa? Karena sudah tertera di ToA bahwa yang mengontak host institution sebelum menyetujui atau menandatangani ToA akan didiskualifikasi. Ditunggu aja ya email pertama dari mereka. Cepat atau lambat pasti ada kok. Kalau memang terlalu lama menunggu lebih baik kontak PIC AMINEF atau supervisor IIE.

Thank you for the warmest welcome ever!

Aku menerima email dari IU pada tanggal 12 Juni 2024. Isinya adalah ucapan selamat datang yang amat hangat dari salah satu supervisor di IU yang selalu sigap membantuku dengan apapun selama persiapanku menjalani program FLTA di IU. Semua rekan FLTA dari Indonesia juga mendapatkan email “Selamat Datang” dari host institution mereka masing-masing. Jadi email ini bisa dibilang sebuah tanda otentik bahwa kami sudah diterima di host institution yang akan menjadi rumah kami selama berada di Amerika Serikat. 

Dalam email juga terdapat beberapa informasi penting seperti dokumen yang harus dilengkapi sebelum para FLTA mulai mengajar dan kontak orang-orang yang bisa dihubungi. Jadi selalu baca email dari host institution dengan baik supaya tidak ada informasi penting yang terlewatkan. Kalian tahu?! Mereka yang mengirimkan email padaku ramah sekali dan sangat membantu. Mereka informatif saat aku menanyakan sesuatu terkait dengan apa-apa yang harus aku lakukan selama menjadi FLTA di IU. Aku merasa amat terbantu dan “welcomed”. Aku bersyukur dengan hal ini karena warm welcome dari mereka buatku merasa aman dan nyaman. Satu hal yang buatku amat bersyukur ditempatkan di IU adalah mereka sudah menyediakan apartemen untukku dan 9 FLTA dari negara lainnya. So, I don't bother to find my own housing for the next 10 months. Thank you IU!

2. Visa Application: DS-2019, DS-160, Interview

Setelah menjalani rangkaian proses seleksi Fulbright FLTA dari awal hingga titik ini, menurutku yang paling membuatku ngeri dan pusing adalah applying US Visa. Sebenarnya pihak AMINEF sudah amat sangat maksimal membantu setiap Fulbright grantee untuk bagian ini. Jadi kami cuma mengirimkan medical form yang sudah kami lengkapi, lalu AMINEF lah yang mengurus dokumen penting untuk apply US Visa yaitu DS-2019. Apa sih DS-2019 itu?

“The Form DS-2019, “Certificate of Eligibility for Exchange Visitor Status (J-Nonimmigrant),” is a Department of State-controlled document that can only be produced through the Student and Exchange Visitor Information System (SEVIS)”. (BridgeUSA)

Sepemahamanku DS-2019 adalah dokumen kelayakan Visa J non imigran. Dokumen ini gak bisa sembarang orang dapatkan dari United States Department of State atau Departemen Luar Negeri Amerika Serikat. Untuk mendapatkan DS-2019 harus melalui SEVIS seperti yang tertera di atas. Gimana cara dapetinnya? Search me! Aku pun mendapatkan DS-2019 dari AMINEF. Jadi aku enggak tau apa-apa mengenai prosedurnya.

DS-2019 memuat informasi data diri, host institution di US, sponsor grantee, durasi tinggal di US, dan tanda tangan resmi serta stempel dari pihak berwenang. Dokumen ini adalah acuan kita untuk apply US visa online melalui link yang dikirimkan oleh AMINEF. Apply US Visa online ini wajib supaya kita bisa mendapatkan DS-160 yang mana data yang kita input akan masuk ke database Kedutaan Amerika Serikat. DS-160 dan DS-2019 inilah yang akan menjadi acuan pihak kedutaan apakah mereka akan menyetujui US Visa application kita atau tidak. Kita juga harus melewati proses wawancara di US Embassy untuk tahap ini. Jadi setelah kita input data secara online dan mendapatkan bukti DS-160, akan ada undangan wawancara melalui email yang dikirimkan langsung oleh pihak Kedutaan Amerika Serikat. 

Aku mendapatkan email pada tanggal 28 Juni 2024 yang menyatakan bahwa DS-2019-ku sudah diterima AMINEF. Pihak AMINEF mengirimkan scanned file DS-2019 untuk aku tandatangani dan wajib ku bawa saat wawancara US Visa yang dijadwalkan pada tanggal 10 Juli 2024 di US Embassy Jakarta. Aku cuma punya waktu kurang lebih seminggu lho untuk mengisi aplikasi US Visa online untuk mendapatkan DS-160. Panik gak tuh? Lampiran dalam email juga berisi tata cara pengisian, ketentuan foto Visa, dan alur pemesanan tiket domestik untuk keperluan wawancara di Jakarta. Jadi bagi kalian yang domisili di luar Jawa Barat dan Jabodetabek bakal dapet tiket PP dan voucher hotel lho. Tinggal ikuti instruksi sesuai dengan yang ada di email ya. 

Perlu diingat bahwa apapun ketentuan yang AMINEF sarankan harus kalian ikuti. Contoh foto Visa. Saat aku mengisi aplikasi Visa online, aku mengupload foto yang tidak sesuai dengan ketentuan dari AMINEF. Aku upload foto yang aku ambil di rumahku dengan background tembok putih jadi hasilnya malah background abu-abu. Harusnya itu background putih dengan ukuran foto 2x2 inch. Alhasil aku harus mengulang mengisi kolom aplikasi US visa online yang segambreng itu sesuai dengan instruksi dari PIC AMINEF setelah aku mengirimkan dokumen DS-160 via email ke PIC.

Hambatan terbesarku saat mengisi Aplikasi US Visa Online adalah website dan waktu. Jadi, di saat-saat genting dimana waktuku terbatas untuk mengisi aplikasi ini ternyata website US Department of State - Consular Electronic Application Center sedang bermasalah atau “down”. Bayangin aja tenggat waktu mengisi aplikasi online dari AMINEF adalah Senin, 01 Juli 2024 sedangkan email baru aku terima Jumat, 28 Juni 2024. Lalu tiba-tiba laman aplikasi sama sekali tidak bisa diakses sampai tanggal 01 Juli. Ya Allah, itu beneran bikin panik semua grantees FLTA angkatanku. Masalahnya adalah kita semua ragu-ragu apakah ini websitenya yang down ataukah piranti yang kita gunakan tidak compatible dengan laman CEAC ini. Jadi semuanya bingung. Mau tanya juga ke siapa? Karena ini urusannya sudah ke pihak Departemen Luar Negeri AS. Ternyata setelah beberapa dari kami mengecek di media sosial ternyata memang benar website CEAC sedang down. Akhirnya kami semua mengirimkan email ke PIC AMINEF masing-masing untuk meminta tambahan waktu pengisian aplikasi online karena masalah ini. Syukurlah pihak AMINEF memahami kondisi yang sedang kami hadapi jadi kami mendapat tambahan waktu beberapa hari.

This gave me some headaches!

Alhamdulillah aku berhasil mengisi aplikasi US Visa online di laman CEAC pada hari Selasa, 02 Juli 2024 setelah berjuang di depan laptop berjam-jam. Pada tanggal 03 Juli 2024 aku mendapatkan email dari U.S. Embassy Jakarta untuk menghadiri proses wawancara pada hari Rabu, 10 Juli 2024 pukul 07.30 WIB. Pagi banget Ya Allah! Jadi aku sama temen-temen udah berangkat dari hotel jam 06.30 supaya gak antre lama. Untungnya ada 7 Fulbright grantees yang wawancara pada hari yang sama, 1 grantee program Master dan 6 grantees program FLTA. Profil aku dan FLTA grantees bisa dicek di laman AMINEF - Grantees 2024 ya! Sepertinya di hari itu memang proses wawancara hanya untuk penerima beasiswa Fulbright dan beberapa orang saja karena menurut pihak keamanan US Embassy sebenarnya di tanggal 10 Juli mereka tidak buka untuk umum. Setelah menunggu hingga pukul 08.00 wib kami diperbolehkan memasuki area dalam US Embassy.

Satu-satunya foto yang sempet aku ambil saat di US Embassy. Disana gak boleh foto-foto guys. Auto diusir petugas keamanan.

Proses wawancara memiliki beberapa ketentuan yang lebih baik kita ikuti karena akan sangat membantu kita supaya proses wawancara lancar dan visa kita disetujui oleh US Embassy seperti dilarang membawa laptop, berpakaian yang sopan, rapi, dan tidak berlebihan, untuk wanita jangan mengenakan highheels, jawab pertanyaan sesuai yang ditanyakan saja, berbicara yang pelan tanpa mengeraskan suara, dan lain-lain. Jangan lupa untuk membawa dokumen penting seperti paspor, bukti DS-160, DS-2019 yang sudah ditandatangani, 2 pas foto visa 2x2 inch. Lebih baik bawa ToA yang sudah kita tandatangani pula untuk jaga-jaga. Karena yang wawancara pagi itu bersembilan orang jadi prosesnya tidak perlu mengantre lama. Setelah melalui prosedur keamanan ketat seperti pemeriksaan barang dan penitipan barang yang dilarang dibawa masuk seperti alat elektronik meliputi smartphone dan smartwatch, barulah kita boleh masuk ke area wawancara visa. 

Kesanku saat masuk ke area US Embassy adalah sepi banget terus pintu besinya tebal dan berat sekali. Prosesnya lumayan cepet. Jadi begitu masuk area wawancara dokumenku diperiksa lalu mulai deh berhadapan dengan beberapa petugas yang duduk dibalik partisi kaca seperti yang ada di beberapa bank. Petugas pertama adalah orang Indonesia yang menjadi petugas administrasi. Nah disini aku sempet panik karena bapak petugas bingung kenapa kode DS-160 yang memuat dataku di database mereka berbeda dengan kode DS-160 yang aku bawa. Lalu aku sampaikan saja bahwa aku mengulang aplikasi onlineku karena salah upload foto. Eh ternyata bapaknya malah relaxed terus bilang “Oalah foto doang. Bisa diganti kok.” Alhamdulillah, proses pengecekan administrasiku lancar. Lalu ke petugas kedua, seorang wanita dari Amerika Serikat yang sepertinya bagian verifikasi. Lagi-lagi si petugas bingung kenapa kodenya beda dan aku ditanyain soal ini dalam Bahasa Inggris tapi kayaknya bu petugas gak denger pas aku jawab. Lalu beliau lalu minta aku ngasih pasporku dalam Bahasa Indonesia yang bagus banget. Alhamdulillah lancar. Jadi di balik pasporku ada semacam barcode dari petugas pertama. Barcode itu yang diproses oleh petugas kedua. Petugas ketiga adalah pewawancara yang seorang wanita Amerika Serikat. Beliau meminta dokumen yang ku bawa lalu proses wawancara dimulai. Petugas ketiga ramah banget dan aku bersyukur cuma ditanya 2 pertanyaan oleh beliau. “Where are you going to study in the US? What is your current occupation?” Aku menjawab kedua pertanyaan tersebut dalam Bahasa Inggris dan langsung ke intinya aja. Ingat! Tidak disarankan untuk bercakap-cakap dengan petugas jadi jawab seperlunya saja. Setelah menjawab dan menunggu sebentar, petugas ketiga langsung memberikan aku kertas putih yang menyatakan bahwa US Visa-ku sudah disetujui dan akan terbit. Alhamdulillah! I’m a US Visa holder! Kartu tersebut adalah bukti untuk pengambilan DS-2019 dan pasporku dalam waktu 2 atau 3 hari kerja setelah wawancara. Yang mengambil paspor dan DS-2019 adalah pihak AMINEF jadi kertas putih tersebut aku masukkan ke drop box AMINEF di gedung Intiland bersama dengan rekan-rekan sesama Fulbright grantees. Alhamdulillah kami semua mendapatkan kertas putih jadi bisa ku bilang proses wawancara kami semua berjalan dengan lancar. 

Thank God! A white card!

Perlu kalian tahu bahwa untuk proses wawancara visa ini ada salah satu dari 4 kertas yang bisa didapatkan setiap visa applicant. Kertas putih, kuning, hijau, dan merah. Putih berarti visa akan segera keluar dalam waktu 3-5 hari kerja. Kuning berarti visa belum dapat dikeluarkan karena ada beberapa proses administrasi atau pengecekan tambahan. Jadi visa akan keluar lebih lama. Hijau berarti visa belum dapat dikeluarkan karena ada dokumen yang kurang. Pink berarti visa ditolak. Semoga kalian jika mendapatkan kesempatan untuk proses aplikasi US Visa kalian dapet kertas putih ya. Intinya setiap dokumen dan persyaratan harus dibawa dan dilengkapi. Ikuti saja setiap instruksi yang diberikan oleh AMINEF. InsyaAllah semua akan dilancarkan. Jangan lupa selalu berdoa ya karena kadang random aja gitu yang terjadi selama proses mendapatkan visa US.

Sepertinya ini tulisan mengenai FLTA paling panjang yang pernah aku tulis. Wow, I have been through a lot! Thank God I’m surviving this! Aku bakal terus update mengenai rangkaian proses sampai aku berangkat ke US nanti di blog ini. So stay tuned and please reach out to me on Instagram @zaturania  if you have more questions. See you soon!